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Leitfaden für einen ERASMUS-Auslandsaufenthalt

Die folgende Anleitung soll eine Hilfestellung zur schrittweisen Vorgehensweise bei der Planung und Absolvierung eines ERASMUS-Auslandsaufenthalts bieten:

Prozedere für die Bewerbung an der Universität Wien

  1. Voranmeldung per Online Registrierung

  2. Sich einen Studienplatz für die eigene Studienrichtung suchen und den zu­stän­di­gen Koordinator per e-Mail kontaktieren. Für die Studienplatzsuche steht auf der ERASMUS-Homepage im Menüpunkt „Plätze“ eine entsprechende Liste mit Zuordnung der jeweiligen Koordinatoren zur Verfügung.

  3. Die geforderten Unterlagen (Sammelzeugnis, Sprachnachweise, usw.) dem Ko­or­di­na­tor am Institut zuschicken und das Ergebnis der Bewerbung (No­mi­nie­rung) abwarten.

  4. Wenn die Nominierung durch den Koordinator positiv ausfällt, steht dem Auf­ent­halt an der gewünschten ausländischen Hochschule fast nichts mehr im Wege sofern alle notwendigen Formulare und Unterlagen sowie die Bewerbung an der gewählten Erasmus Partneruniversität zeitgerecht einreicht bzw. ab­ge­schlos­sen werden. Achtung: Auf den Auslandsaufenthaltsplatz gibt es kei­nen Rechts­an­spruch.

  5. Formulare:
    Mit dem Passwort, welches aufgrund der Registrierung (siehe Punkt 1) zu­ge­schickt wurde, und der Matrikelnummer einloggen und die Online-Formulare 1 bis 4 besorgen. Das 5. Formular ist auf der ERASMUS-Homepage der Universität Wien bei der Ablaufbeschreibung der Antragstellung zu finden und kann ohne Login herunter geladen werden. Die ausgefüllten Formulare sind teilweise vom Koordinator und/oder dem Studienprogrammleiter zu bestätigen.
    • Nominierungsformular: ausfüllen und vom Koordinator unterschreiben lassen.
    • Formular „Antrag auf Anerkennung“: Dieses Formular dient zur Fest­le­gung, welche Fächer der ausländischen Universität für welche Fächer auf der Universität Wien anerkannt werden. Wie bei jeder anderen An­er­ken­nung im Inland, muss das Vorhaben mit dem für die eigene Stu­di­en­rich­tung zuständigen Studienprogrammleiter abgesprochen werden und von diesem auf dem Anerkennungsformular bestätigt werden. Bei positiver Erledigung wird ein Vorausbescheid ausgestellt, welcher dem Studierenden die Anerkennung der jeweiligen Fächer garantiert. (vgl. Universitätsgesetz 2002, Art. 1, §78)
    • Formular „Antrag auf Stipendium“: Dieses dient zur Beantragung der Bei­hil­fe während des Auslandsaufenthalts, wobei die Höhe der Beihilfe je nach Studienort unterschiedlich ist.
    • Formular „Antrag auf Studienbeitragserlass“: ERASMUS-Studierende sind für die Zeit des Auslandsaufenthalts vom Studienbeitrag befreit. Um die­sen Vorteil in Anspruch nehmen zu können, muss dieses Formular aus­ge­füllt werden.
    • Weiters wird das Formular „ECTS Learning Agreement“ benötigt. Dieses Formular dient zur Bestätigung durch die ausländische Universität, dass die entsprechenden Fächer absolviert werden können. Dieses EU-weit idente Formular muss an der Universität Wien von der Stu­di­en­pro­gramm­lei­tung ODER Erasmus Koordinator (Departmental Coordinator) und vom Institutional Coordinator (MitarbeiterIn der DLE FsIB) unterzeichnet wer­den.
  6. Diese 5 Formulare in der DLE Forschungsservice und Internationale Be­zie­hun­gen im Büro für Mobilitätsprogramme (Ort und Öffnungszeiten) abgeben. Beachten Sie dazu auch die länderspezifischen Abgabetermine.

Prozedere NACH erfolgreicher Bewerbung an der Universität Wien

  1. Die Nominierung und das ECTS Learning Agreement werden vom Büro für Mo­bi­li­täts­pro­gram­me an die entsprechenden in- und ausländischen Institutionen (Österreichischer Auslandsdienst (ÖAD), Gastuniversität) weitergeleitet.

  2. Kontaktaufnahme durch den Österreichischen Austauschdienst (ÖAD) per Mail und Zusendung eines neu­en Passworts: Der ÖAD ist für die Vergabe der Sti­pen­di­en zuständig. Nominierte Studierende müssen sich beim ÖAD mit dem neuen Passwort in der nationalen Erasmus Datenbank registrieren und ihre Da­ten über­prü­fen bzw. ergänzen.

  3. Verständigung durch den ÖAD über die Zuerkennung des Stipendiums bzw. über die Verleihung des ERAS­MUS-Sta­tus (für StudienbeihilfenbezieherInnen – nä­he­res siehe unten). Die Vereinbarung zum Stipendium bzw. die Verleihung des ERASMUS-Status muss unterschrieben in 2facher Ausfertigung an das ERAS­MUS-Re­fe­rat des ÖAD in Wien geschickt werden.

  4. Organisation der An- und Abreise sowie der Unterkunft:
    Die An- und Abreise muss vom Studierenden jedenfalls eigenständig organisiert werden. Teilweise werden von ausländischen Universitäten Unterkünfte für die ERASMUS-Studierenden organisiert. Nähere Informationen dazu werden ggf. nach der Nominierung von der Gastuniversität im Ausland mitgeteilt.

  5. Während dem Aufenthalt an der ausländischen Universität:
    • Für jeden Kurs an der Gastuniversität ein Zeugnis mit Titel, Umfang (Stun­­den, ECTS), Art (VO, UE,…) und Beurteilung besorgen. Wie das Zeug­­nis vor Ort aussieht, sollte am Besten zu Beginn des Semesters mit dem Lehrveranstaltungsleiter im Ausland abklärt werden.
    • Am Ende eine Auslandsaufenthaltsbestätigung bei der zuständigen In­sti­tu­ti­on im Gastland (meist an der Universität) besorgen.
    • Bei Änderung geplanter Lehrveranstaltungen den Studienprogrammleiter zwecks Anerkennung kontaktieren und das ECTS Learning Agreement än­dern.
    • Bei Wunsch auf Verlängerung den entsprechenden An­trag sowie den An­trag auf Erlass des Studienbeitrags ausfüllen und fristgerecht an das Bü­ro für Mobilitätsprogramme schicken – näheres siehe unten. Weiters für die neuen Lehrveranstaltungen die Anerkennbarkeit mit dem Stu­di­en­pro­gramm­lei­ter abklären und das ECTS Learning Agreement er­gän­zen.

  6. Nach Rückkehr vom Auslandsaufenthalt sind drei Erledigungen wichtig:
    • Die Aufenthaltsbestätigung (von der ausländischen Universität über die tatsächliche Dauer) beim ÖAD im Original vorlegen oder mit der Post schicken.
    • Einen Erfahrungsbericht (Studierendenbericht) für den ÖAD online auf www.erasmus.at ausfüllen.
    • Die Anerkennung der im Ausland absolvierten Fächer muss innerhalb von 2 Monaten nach Rückkehr unter Vorlage des Vorausbescheides und der Originalzeugnisse in die Wege geleitet werden. Die Unterlagen sind - wie bei jedem Anerkennungsverfahren im StudienServiceCenter im Original ein­zu­rei­chen. Studierende, die nach dem Sommersemester retour kom­men, haben bis spätestens 20. November Zeit das An­er­ken­nungs­ver­fah­ren abzuschließen.


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